এজেন্ট দ্বারা ব্যবহৃত মেইলবক্সটি প্রথমে একটি কাজের সারিতে পরিণত করতে হবে।

আমি রাতে এজেন্টলি মেইলে প্রচুর নিউজলেটার স্থানান্তর করার পরে, আমার প্রথম ধারণা ছিল যে এটি আসলে বেশ সহজবোধ্য ছিল: এটি “ইমেল পড়া” নয়, কিন্তু ইনবক্স বাছাই করা ছিল। যে বিশ্লেষণটি ফিরে এসেছে তা মসৃণ দেখাচ্ছিল, যেন একগুচ্ছ অগোছালো ইনপুটকে কয়েকটি সূত্রে সংকুচিত করা হয়েছে যা আরও প্রক্রিয়া করা যেতে পারে। এই অভিজ্ঞতাটি দ্রুত একটি প্রশ্ন উত্থাপন করেছে - ইমেলের আসল অসুবিধা কখনই কেবল বিষয়বস্তু বোঝা নয়, তবে এটি পাওয়ার পরে কীভাবে সামগ্রীটি প্রক্রিয়া করা যায়।

একটি ঐতিহ্যগত মেইলবক্সের মানসিক মডেল হল গ্রহণ করা, উত্তর দেওয়া এবং ফাইল করা। এই মডেলটি মানুষের জন্য যথেষ্ট, কারণ মানুষ নিজেরাই বিচার, মেমরি এবং ট্র্যাকিং সম্পন্ন করছে। এজেন্ট আসার পরে, এই সেটটি যথেষ্ট নয়। এজেন্ট এখানে “শুধু এটি পড়ার জন্য” নয়, এটি একটি সারি ভোক্তার মতো: প্রথমে নির্ধারণ করুন যে ইমেলটি একটি সদস্যতার প্রকার, একটি বিজ্ঞপ্তির প্রকার, বা একটি ফলো-আপ প্রকার, এবং তারপরে বিশ্লেষণ চালিয়ে যাওয়া, একটি খসড়া তৈরি করা, এটিকে অন্য সরঞ্জামগুলিতে স্থানান্তর করা বা সরাসরি সংরক্ষণাগারে ফেলার সিদ্ধান্ত নিন৷ যতক্ষণ না এই ধরনের কোন প্রক্রিয়াকরণ ক্ষমতা আছে, তথাকথিত “স্মার্ট মেলবক্স” শুধুমাত্র একটি আরও সংক্ষিপ্ত ইনবক্স।

আমি কি সম্পর্কে আরো যত্ন বাকি ট্রেস. নিউজলেটারগুলির মতো ইমেলগুলির মধ্যে সবচেয়ে বিরক্তিকর জিনিসটি হল যে আপনি তথ্যটি শেষ করতে পারবেন না, তবে এটি পড়ার পরে কোন ধাপটি প্রক্রিয়া করা হয়েছে তা আপনি জানেন না। লোকেরা যখন ইমেলগুলির সাথে ডিল করে, তখন তারা মনে রাখবে “আমি এটি পড়েছি”, “আমি এখনও এটির উত্তর দেইনি” এবং “আমি পরে এটির সাথে মোকাবিলা করব”। এজেন্টের এই ধরনের প্রাকৃতিক স্মৃতি থাকে না এবং এর জন্য স্থিতি এবং লগের উপর নির্ভর করতে হবে। কোন চিঠিটি বাদ দেওয়া হয়েছিল, কোন চিঠিটি সংক্ষিপ্ত করা হয়েছিল, কোন চিঠিটি খসড়াতে রূপান্তরিত হয়েছিল এবং কোন চিঠিটি সেকেন্ডারি নিশ্চিতকরণের জন্য বলা হয়েছিল তার স্পষ্ট ফলাফল থাকতে হবে। ফলাফলের অবস্থা ছাড়া, এজেন্টের “সহায়তা” শেষ পর্যন্ত করণীয় গাদাগুলির আরেকটি লুকানো স্তরে পরিণত হবে।

এখানেও এই ধরনের টুলের বিপথে যাওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি। মেলবক্সটিকে একটি চ্যাট ইন্টারফেসে পরিণত করা নতুন মনে হতে পারে, কিন্তু যদি নীচের স্তরটি এখনও “একটি অনুচ্ছেদের সংক্ষিপ্তকরণ” এ থেকে যায়, তাহলে মান শেষ হয়ে যাবে৷ ইমেলটিকে একটি হস্তান্তরযোগ্য কাজের অবজেক্টে পরিণত করা সত্যিই দরকারী: উত্সটি পরিষ্কার, ক্রিয়াটি পরিষ্কার, ফলাফলটি পরিষ্কার এবং প্রয়োজনে এটি আবার চালানো যেতে পারে। কেবলমাত্র যখন এটি অর্জন করা হয় তখনই এজেন্ট কেবলমাত্র পেরিফেরিতে পাঠ্যকে পালিশ করার পরিবর্তে মেলবক্সের মূল সমস্যাগুলি সমাধান করতে শুরু করতে পারে।

সীমানাও পরিষ্কার। আন্তঃব্যক্তিক লেনদেন, পেমেন্ট নিশ্চিতকরণ, চুক্তি এবং প্রতিশ্রুতি সহ উত্তর সরাসরি এজেন্ট দ্বারা পরিচালনা করার জন্য উপযুক্ত নয়। উচ্চ-বাঁধা, নিম্ন-ফরম্যাট, দায়িত্বশীল বিষয়বস্তু মানুষের হাতে রাখা ভাল। এজেন্টের কাছে আউটসোর্সিংয়ের জন্য যেটি বেশি উপযুক্ত তা হল উচ্চ-ভলিউম, কম-ঝুঁকি, স্থিতিশীল-ফরম্যাট ইনপুট: নিউজলেটার, সিস্টেম বিজ্ঞপ্তি, অনুস্মারক এবং রুটিন সারাংশ। তাদের মধ্যে যা মিল রয়েছে তা “অর্থহীন” নয়, তবে “এটি প্রতিবার মোকাবেলা করা দরকার, তবে এটি প্রতিবার মানুষের দৃষ্টি আকর্ষণ করার মতো নয়”।

এজেন্টলি মেইলের মতো কিছু সম্পর্কে সত্যিই আকর্ষণীয় জিনিসটি মেলবক্সকে চ্যাটের মতো করে তোলে না, তবে মেলবক্সটিকে একটি রিপ্লেযোগ্য প্রক্রিয়াকরণ চেইনের মতো দেখাতে শুরু করে৷ এটি প্রথমে যা সমাধান করে তা হল পড়া নয়, বরং ডাইভারশন, রিসাইক্লিং এবং ট্রেস রেখে যাওয়া। একবার মেইলবক্সটি যোগাযোগের সরঞ্জাম থেকে কাজের সারিতে পরিবর্তিত হলে, এজেন্টের কাছে সত্যিকার অর্থে দৈনন্দিন কিছু কাজ হাতে নেওয়ার সুযোগ থাকে।