یک صندوق پست جداگانه برای Agent باز کنید. اولین کاری که باید انجام دهید جداسازی و حسابرسی است.

اولین چیزی که با دیدن چیزی مانند Agently Mail متوجه می شوید این است که ایمیل ها را از حساب های شخصی به فضاهای کاری جداگانه جدا می کند. سیستم‌هایی مانند ایمیل معمولاً بسیار ساده به نظر می‌رسند: دریافت، جستجو، پاسخ، ارسال، حذف و دانلود پیوست‌ها همگی اقدامات بی‌اهمیتی هستند. اما هنگامی که این اقدامات به Agent واگذار شود، مشکل از “درک یک ایمیل” به “چگونگی حاوی هویت، تاریخچه و عوارض جانبی با هم” تغییر خواهد کرد.

انداختن یکسری خبرنامه در آن و امتحان کردن آن در واقع نقطه شروع بسیار مناسبی است. خبرنامه دارای ریسک کم، محتوای تکراری و تحمل خطا بالا است. برای دیدن اینکه آیا سیستم در حال انجام خلاصه سازی یا همگرایی فرآیند است، بسیار مناسب است. تفاوت بین ارسال متن ایمیل به مدل و تحویل یک صندوق پستی اجرایی به مدل، کمی عملکرد نیست، بلکه مرز عمل، مرز اعتبار و قابلیت‌های پخش است. اولی بیشتر شبیه خواندن یک مقاله است، در حالی که دومی شبیه به دست گرفتن گردش کار است.

چیزی که واقعاً باید تماشا شود این نیست که آیا می‌تواند ایمیل‌ها را بخواند یا خیر، بلکه این است که آیا می‌تواند چیزهایی را که باید جداسازی شوند، جدا کند یا خیر. صندوق‌های پستی شخصی معمولاً با سفارش‌ها، کدهای تأیید، قراردادها، استخدام، بازپرداخت، اعلان‌های اشتراک و ارسال‌های موقت ترکیب می‌شوند. Agent مستقیماً این نوع صندوق پستی را در اختیار می گیرد، و اولین چیزی که اتفاق می افتد اغلب یک سوء تفاهم نیست، بلکه یک عملیات خارج از محدوده است: پاسخ دادن به رشته اشتباه، حذف ایمیل اشتباه، بردن پیوست ها به مکان هایی که نباید بروند، یا ارسال یک پاسخ به ظاهر کامل به شخص اشتباه. ایمیل ها به ندرت باعث تصادف در یک نقطه می شوند. بیشتر اوقات، اقدامات کوچک روی هم قرار می گیرند و باعث می شوند نیمی از پیوند ارتباطی کج شود.

بنابراین، ارزش صندوق پستی Agent «این است که آیا می‌تواند ایمیل‌ها را دریافت کند» نیست، بلکه این است که آیا هویت، مجوزها، گزارش‌های عملیات و مسیرهای بازگشت را به وضوح از هم جدا کرده است. حساب های مستقل، اعتبارنامه های کوتاه مدت، مرزهای پوشه روشن، سوابق عملیات قابل حسابرسی و پیش نویس ها به طور پیش فرض ایجاد می شوند. این چیزها واضح نیستند، اما تعیین می کنند که آیا این نوع محصول واقعا قابل استفاده است یا خیر. بدون اینها، صندوق پستی فقط با مشتری جایگزین می شود که می تواند بهتر صحبت کند. با اینها، بخشی از گردش کار شخصی که به احتمال زیاد از کنترل خارج می شود، دایره شده است.

این نوع صندوق پستی برای رسیدگی به ایمیل‌های اشتراک، اعلان‌های معمول، همگام‌سازی وضعیت و پیگیری کم خطر مناسب‌تر است، اما برای تماس مستقیم با منابع انسانی، امور حقوقی، پرداخت، کدهای تأیید و کلیه ارتباطات حساس با به‌موقعیت قوی مناسب نیست. هر چه مرزها واضح تر باشد، نماینده بیشتر شبیه دستیار است که می تواند به طور موازی کارهای روزمره را انجام دهد، نه یک دستگاه پاسخ خودکار که ممکن است در هر زمانی ارتباطات شخصی را با ارتباطات تجاری ترکیب کند. ایمیل یک موضوع پیش پا افتاده نیست. پس از استفاده توسط Agent، اولین چیزی که باید جبران شود مرز است.