صندوق پستی استفاده شده توسط Agent ابتدا باید به صف کار تبدیل شود.

بعد از اینکه تعداد زیادی خبرنامه را در شب به Agently Mail منتقل کردم، اولین برداشت من این بود که واقعاً کاملاً ساده بود: “خواندن ایمیل ها” نبود، بلکه مرتب کردن صندوق ورودی بود. تحلیلی که برگشت صاف به نظر می رسید، گویی یک دسته از ورودی های نامرتب در چند سرنخ فشرده شده بودند که می توانستند بیشتر پردازش شوند. این تجربه به سرعت یک سوال را مطرح کرد - مشکل واقعی ایمیل هرگز فقط درک محتوا نیست، بلکه نحوه پردازش محتوا پس از دریافت آن است.

مدل ذهنی یک صندوق پستی سنتی دریافت، پاسخ و فایل است. این مدل برای مردم کافی است، زیرا خود افراد در حال تکمیل قضاوت، حافظه و ردیابی هستند. بعد از ورود Agent، این مجموعه چیزها کافی نیست. Agent اینجا نیست تا “فقط آن را بخواند”، بلکه بیشتر شبیه یک مصرف کننده صف است: ابتدا تعیین کنید که ایمیل یک نوع اشتراک، نوع اعلان یا نوع پیگیری است، و سپس تصمیم بگیرید که آیا به تجزیه و تحلیل ادامه دهید، یک پیش نویس ایجاد کنید، آن را به ابزارهای دیگر منتقل کنید، یا مستقیماً آن را به بایگانی بیندازید. تا زمانی که چنین قدرت پردازشی وجود نداشته باشد، به اصطلاح “صندوق پستی هوشمند” فقط یک صندوق ورودی خلاصه تر است.

چیزی که من بیشتر به آن اهمیت می دهم، آثار باقی مانده است. آزاردهنده ترین چیز در مورد ایمیل هایی مانند خبرنامه این نیست که نمی توانید اطلاعات را به پایان برسانید، بلکه این است که نمی دانید بعد از خواندن کدام مرحله پردازش شده است. وقتی مردم با ایمیل‌ها سروکار دارند، «این یکی را خوانده‌ام»، «هنوز به آن ایمیل پاسخ نداده‌ام» و «بعداً با آن ایمیل برخورد خواهم کرد» را در ذهن خود به یاد می‌آورند. Agent این نوع حافظه طبیعی را ندارد و برای جبران آن باید به وضعیت و گزارش‌ها تکیه کند. باید نتایج روشنی در مورد اینکه کدام نامه حذف شده، کدام نامه خلاصه شده، کدام نامه به پیش نویس تبدیل شده است، و کدام نامه برای تایید ثانویه خواسته شده است، وجود داشته باشد. بدون وضعیت نتیجه، “کمک” عامل در نهایت تبدیل به لایه پنهان دیگری از انبوه کارهای انجام می شود.

در اینجا نیز این نوع ابزار به احتمال زیاد به بیراهه می رود. تبدیل صندوق پستی به یک رابط چت ممکن است جدید به نظر برسد، اما اگر لایه پایین همچنان در “خلاصه یک پاراگراف” باقی بماند، ارزش تمام خواهد شد. آنچه واقعاً مفید است تبدیل ایمیل به یک شیء کاری قابل انتقال است: منبع واضح است، عمل واضح است، نتیجه واضح است و در صورت لزوم می توان آن را پخش کرد. تنها زمانی که این امر محقق شود، Agent می تواند به جای صیقل دادن متن در حاشیه، شروع به رسیدگی به مسائل اصلی صندوق پستی کند.

مرزها نیز مشخص است. تراکنش‌های بین‌فردی، تأییدیه‌های پرداخت، قراردادهای رفت و برگشتی، و پاسخ‌های با وعده برای انجام مستقیم توسط نماینده مناسب نیستند. محتوای پرمخاطره، کم‌فرمت و مسئولیت‌پذیر بهتر است در دست انسان باقی بماند. آنچه برای برون سپاری به Agent مناسب تر است، ورودی با حجم بالا، کم خطر و با قالب پایدار است: خبرنامه ها، اعلان های سیستم، یادآوری ها و خلاصه های معمول. وجه مشترک آنها “بی ارزش” نیست، بلکه “هر بار باید با آن برخورد کرد، اما ارزش آن را ندارد که هر بار توجه مردم را جلب کند”.

نکته واقعا جالب در مورد چیزی مانند Agently Mail این است که صندوق پستی را بیشتر شبیه یک چت نمی کند، بلکه باعث می شود صندوق پستی شبیه یک زنجیره پردازش قابل پخش مجدد به نظر برسد. اولین چیزی که حل می کند خواندن نیست، بلکه انحراف، بازیافت و باقی گذاشتن آثار است. هنگامی که صندوق پستی از یک ابزار ارتباطی به یک صف کاری تبدیل می شود، نماینده این فرصت را دارد که واقعاً برخی از کارهای روزانه را به عهده بگیرد.