Ouvrez une boîte aux lettres distincte pour l'agent. La première chose à faire est l’isolement et l’audit.

La première chose que vous remarquez lorsque vous voyez quelque chose comme Agently Mail est qu’il sépare les e-mails des comptes personnels dans des espaces de travail distincts. Les systèmes comme le courrier électronique semblent généralement très simples : recevoir, rechercher, répondre, transférer, supprimer et télécharger des pièces jointes sont autant d’actions triviales. Mais une fois que ces actions seront confiées à l’agent, le problème passera de « comprendre un e-mail » à « comment contenir ensemble l’identité, l’historique et les effets secondaires ».

Y jeter un tas de newsletters et l’essayer est en fait un point de départ très approprié. La newsletter présente un contenu répétitif à faible risque et une tolérance aux pannes élevée. Il est plus approprié de voir si le système effectue une synthèse ou une convergence de processus. La différence entre simplement transmettre le texte de l’e-mail au modèle et transmettre une boîte aux lettres exécutable au modèle ne réside pas dans une petite fonctionnalité, mais dans la limite de l’action, la limite des informations d’identification et les capacités de lecture. Le premier s’apparente davantage à la lecture d’un article, tandis que le second revient à reprendre le flux de travail.

Ce qu’il faut vraiment surveiller, ce n’est pas s’il peut lire les e-mails, mais s’il est capable d’isoler les choses qui devraient l’être. Les boîtes aux lettres personnelles sont généralement mélangées aux commandes, aux codes de vérification, aux contrats, aux recrutements, aux remboursements, aux notifications d’abonnement et aux renvois temporaires. L’agent prend directement en charge ce type de boîte aux lettres, et la première chose qui se produit n’est souvent pas un malentendu, mais une opération hors des limites : répondre au mauvais fil de discussion, supprimer le mauvais e-mail, placer des pièces jointes à des endroits où elles ne devraient pas aller ou envoyer une réponse apparemment complète à la mauvaise personne. Les e-mails provoquent rarement des accidents en un seul point. Le plus souvent, de petites actions s’empilent les unes sur les autres, provoquant une torsion de la moitié du lien de communication.

Par conséquent, la valeur de la boîte aux lettres de l’agent n’est pas « de savoir si elle peut recevoir des e-mails », mais si elle a clairement séparé l’identité, les autorisations, les journaux d’actions et les chemins de restauration. Des comptes indépendants, des informations d’identification à court terme, des limites de dossiers claires, des enregistrements d’opération vérifiables et des brouillons sont générés par défaut. Ces choses ne sont pas évidentes, mais elles déterminent si ce type de produit peut réellement être utilisé. Sans cela, la boîte aux lettres est simplement remplacée par un client qui parle mieux ; avec ceux-ci, la section du flux de travail personnel qui est la plus susceptible de devenir incontrôlable a été encerclée.

Ce type de boîte aux lettres est plus adapté au traitement des e-mails d’abonnement, des notifications de routine, de la synchronisation des statuts et du suivi à faible risque, mais n’est pas adapté pour toucher directement les RH, les affaires juridiques, les paiements, les codes de vérification et toutes les communications sensibles avec une grande rapidité. Plus les limites sont claires, plus l’agent ressemblera à un assistant capable de gérer les tâches en parallèle, plutôt qu’à un répondeur automatique pouvant mélanger à tout moment les communications personnelles et les communications professionnelles. Le courrier électronique n’est pas une affaire anodine. Une fois utilisé par l’agent, la première chose à rattraper est la limite.