एजेंट द्वारा उपयोग किए गए मेलबॉक्स को पहले कार्य कतार में बदलना होगा।

जब मैंने रात में बहुत सारे समाचार पत्र एजेंटली मेल में स्थानांतरित किए, तो मेरी पहली धारणा यह थी कि यह वास्तव में काफी सीधा था: यह “ईमेल पढ़ना” नहीं था, बल्कि इनबॉक्स को सॉर्ट करना था। जो विश्लेषण वापस आया वह सहज लग रहा था, जैसे कि गंदे इनपुट का एक समूह कुछ सुरागों में संपीड़ित हो गया था जिन्हें आगे संसाधित किया जा सकता था। इस अनुभव ने तुरंत एक प्रश्न खड़ा कर दिया - ईमेल की वास्तविक कठिनाई कभी भी सामग्री को समझना नहीं है, बल्कि सामग्री प्राप्त करने के बाद उसे कैसे संसाधित करना है।

पारंपरिक मेलबॉक्स का मानसिक मॉडल प्राप्त करना, उत्तर देना और फाइल करना है। यह मॉडल लोगों के लिए पर्याप्त है, क्योंकि लोग खुद ही जजमेंट, मेमोरी और ट्रैकिंग पूरी कर रहे हैं। एजेंट के आने के बाद, चीजों का यह सेट पर्याप्त नहीं है। एजेंट यहां “सिर्फ इसे पढ़ने” के लिए नहीं है, यह एक कतार उपभोक्ता की तरह है: पहले यह निर्धारित करें कि ईमेल एक सदस्यता प्रकार है, एक अधिसूचना प्रकार है, या एक अनुवर्ती प्रकार है, और फिर तय करें कि क्या विश्लेषण जारी रखना है, एक ड्राफ्ट तैयार करना है, इसे अन्य टूल में स्थानांतरित करना है, या इसे सीधे संग्रह में फेंकना है। जब तक ऐसी कोई प्रसंस्करण शक्ति नहीं है, तथाकथित “स्मार्ट मेलबॉक्स” केवल एक अधिक संक्षेपित इनबॉक्स है।

मुझे जिस चीज़ की अधिक परवाह है वह बचे हुए निशान हैं। न्यूज़लेटर्स जैसे ईमेल के बारे में सबसे कष्टप्रद बात यह नहीं है कि आप जानकारी समाप्त नहीं कर सकते हैं, बल्कि यह है कि आप यह नहीं जानते हैं कि इसे पढ़ने के बाद कौन सा चरण संसाधित किया गया है। जब लोग ईमेल से निपटते हैं, तो उनके दिमाग में “मैंने इसे पढ़ा है”, “मैंने अभी तक इसका उत्तर नहीं दिया है” और “मैं उस से बाद में निपटूंगा” याद रखेंगे। एजेंट के पास इस प्रकार की प्राकृतिक मेमोरी नहीं होती है और उसे इसकी भरपाई के लिए स्थिति और लॉग पर निर्भर रहना पड़ता है। इस बात के स्पष्ट परिणाम होने चाहिए कि कौन सा पत्र छोड़ दिया गया, कौन सा पत्र सारांशित किया गया, कौन सा पत्र ड्राफ्ट में परिवर्तित किया गया, और कौन सा पत्र द्वितीयक पुष्टि के लिए मांगा गया था। परिणाम की स्थिति के बिना, एजेंट की “मदद” अंततः कार्यों की एक और छिपी हुई परत बनकर रह जाएगी।

यहीं पर इस प्रकार के उपकरण के भटक जाने की सबसे अधिक संभावना है। मेलबॉक्स को चैट इंटरफ़ेस में बदलना नया लग सकता है, लेकिन यदि निचली परत अभी भी “पैराग्राफ को सारांशित करने” पर बनी रहती है, तो मान समाप्त हो जाएगा। ईमेल को हस्तांतरणीय कार्य वस्तु में बदलना वास्तव में उपयोगी है: स्रोत स्पष्ट है, कार्रवाई स्पष्ट है, परिणाम स्पष्ट है, और यदि आवश्यक हो तो इसे वापस चलाया जा सकता है। केवल जब यह हासिल हो जाता है तो एजेंट केवल परिधि पर पाठ को चमकाने के बजाय, मेलबॉक्स के मुख्य मुद्दों को संबोधित करना शुरू कर सकता है।

सीमाएं भी स्पष्ट हैं. पारस्परिक लेन-देन, भुगतान की पुष्टि, अनुबंध आगे-पीछे, और वादों के साथ उत्तर सीधे एजेंट द्वारा संभाले जाने के लिए उपयुक्त नहीं हैं। उच्च-दांव, निम्न-प्रारूप, जिम्मेदार सामग्री को मानव हाथों में छोड़ना सबसे अच्छा है। एजेंट को आउटसोर्सिंग के लिए जो अधिक उपयुक्त है वह उच्च-मात्रा, कम-जोखिम, स्थिर-प्रारूप इनपुट है: समाचार पत्र, सिस्टम सूचनाएं, अनुस्मारक और नियमित सारांश। उनमें जो समानता है वह “बेकार” नहीं है, लेकिन “हर बार इससे निपटने की ज़रूरत है, लेकिन यह हर बार लोगों का ध्यान आकर्षित करने लायक नहीं है”।

एजेंटली मेल जैसी किसी चीज़ के बारे में वास्तव में दिलचस्प बात मेलबॉक्स को चैट की तरह नहीं बनाना है, बल्कि मेलबॉक्स को दोबारा चलाने योग्य प्रसंस्करण श्रृंखला की तरह दिखाना शुरू करना है। यह सबसे पहले जो हल करता है वह पढ़ना नहीं है, बल्कि ध्यान भटकाना, पुनर्चक्रण करना और निशान छोड़ना है। एक बार जब मेलबॉक्स संचार उपकरण से कार्य कतार में बदल जाता है, तो एजेंट के पास वास्तव में कुछ दैनिक कार्यों को संभालने का अवसर होता है।