एजेंट के लिए एक अलग मेलबॉक्स खोलें. करने वाली पहली चीज़ अलगाव और ऑडिटिंग है।

जब आप एजेंटली मेल जैसा कुछ देखते हैं तो पहली बात जो आप नोटिस करते हैं, वह यह है कि यह ईमेल को व्यक्तिगत खातों से अलग-अलग कार्यक्षेत्रों में अलग करता है। ईमेल जैसी प्रणालियाँ आमतौर पर बहुत सरल दिखती हैं: अनुलग्नकों को प्राप्त करना, खोजना, उत्तर देना, अग्रेषित करना, हटाना और डाउनलोड करना सभी तुच्छ कार्य हैं। लेकिन एक बार जब ये कार्रवाइयां एजेंट को सौंप दी जाती हैं, तो परेशानी “ईमेल को समझने” से “पहचान, इतिहास और दुष्प्रभावों को एक साथ कैसे शामिल किया जाए” में बदल जाएगी।

इसमें ढेर सारे समाचार पत्र डालना और इसे आज़माना वास्तव में एक बहुत ही उपयुक्त प्रारंभिक बिंदु है। न्यूज़लेटर में कम जोखिम, दोहराव वाली सामग्री और उच्च दोष सहनशीलता है। यह देखना सबसे उपयुक्त है कि सिस्टम संक्षेपण कर रहा है या प्रक्रिया अभिसरण कर रहा है। मॉडल को केवल ईमेल टेक्स्ट फीड करने और मॉडल को एक निष्पादन योग्य मेलबॉक्स सौंपने के बीच का अंतर थोड़ी सी कार्यक्षमता का नहीं है, बल्कि कार्रवाई सीमा, क्रेडेंशियल सीमा और प्लेबैक क्षमताओं का है। पहला एक लेख पढ़ने जैसा है, जबकि दूसरा वर्कफ़्लो को अपने हाथ में लेने जैसा है।

वास्तव में देखने की ज़रूरत यह नहीं है कि क्या यह ईमेल पढ़ सकता है, बल्कि यह है कि क्या यह उन चीज़ों को अलग कर सकता है जिन्हें अलग किया जाना चाहिए। व्यक्तिगत मेलबॉक्स आमतौर पर ऑर्डर, सत्यापन कोड, अनुबंध, भर्ती, प्रतिपूर्ति, सदस्यता अधिसूचना और अस्थायी अग्रेषण के साथ मिश्रित होते हैं। एजेंट इस प्रकार के मेलबॉक्स को सीधे अपने कब्जे में ले लेता है, और पहली चीज जो होती है वह अक्सर गलतफहमी नहीं होती है, बल्कि एक सीमा से बाहर की कार्रवाई होती है: गलत थ्रेड का उत्तर देना, गलत ईमेल को हटाना, उन स्थानों पर अनुलग्नक लेना जहां उन्हें नहीं जाना चाहिए, या गलत व्यक्ति को पूर्ण उत्तर भेजना। ईमेल शायद ही किसी एक बिंदु पर दुर्घटनाओं का कारण बनते हैं। अक्सर, छोटी-छोटी कार्रवाइयां एक-दूसरे के ऊपर जमा हो जाती हैं, जिससे संचार लिंक का आधा हिस्सा टेढ़ा हो जाता है।

इसलिए, एजेंट के मेलबॉक्स का मूल्य “यह ईमेल प्राप्त कर सकता है या नहीं” नहीं है, बल्कि यह है कि क्या इसने पहचान, अनुमतियाँ, एक्शन लॉग और रोलबैक पथ को स्पष्ट रूप से अलग कर दिया है। स्वतंत्र खाते, अल्पकालिक क्रेडेंशियल, स्पष्ट फ़ोल्डर सीमाएँ, ऑडिट योग्य संचालन रिकॉर्ड और ड्राफ्ट डिफ़ॉल्ट रूप से उत्पन्न होते हैं। ये चीज़ें स्पष्ट नहीं हैं, लेकिन ये निर्धारित करती हैं कि क्या इस प्रकार के उत्पाद का वास्तव में उपयोग किया जा सकता है। इनके बिना, मेलबॉक्स को केवल एक क्लाइंट द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है जो बेहतर बोल सकता है; इनके साथ, व्यक्तिगत वर्कफ़्लो का वह भाग जिसके नियंत्रण से बाहर होने की सबसे अधिक संभावना है, उसे घेर लिया गया है।

इस प्रकार का मेलबॉक्स सदस्यता ईमेल, नियमित सूचनाएं, स्थिति सिंक्रनाइज़ेशन और कम जोखिम वाले फॉलो-अप को संभालने के लिए अधिक उपयुक्त है, लेकिन एचआर, कानूनी मामलों, भुगतान, सत्यापन कोड और मजबूत समयबद्धता के साथ सभी संवेदनशील संचार को सीधे छूने के लिए उपयुक्त नहीं है। सीमाएँ जितनी अधिक स्पष्ट होंगी, एजेंट उतना ही अधिक एक सहायक के समान होगा जो एक स्वचालित उत्तर मशीन के बजाय समानांतर रूप से काम संभाल सकता है जो किसी भी समय व्यक्तिगत संचार को व्यावसायिक संचार के साथ मिला सकता है। ईमेल कोई मामूली बात नहीं है. एजेंट द्वारा इसका उपयोग करने के बाद, सबसे पहली चीज़ जिसकी भरपाई करनी होती है वह है सीमा।