Apri una casella di posta separata per l'agente. La prima cosa da fare è l’isolamento e l’auditing.

La prima cosa che noti quando vedi qualcosa come Agently Mail è che separa le e-mail dagli account personali in aree di lavoro separate. Sistemi come la posta elettronica di solito sembrano molto semplici: ricevere, cercare, rispondere, inoltrare, eliminare e scaricare allegati sono tutte azioni banali. Ma una volta affidate queste azioni all’Agente, il problema passerà da “capire un’e-mail” a “come contenere insieme identità, storia ed effetti collaterali”.

Inserire un sacco di newsletter e provarlo è in realtà un punto di partenza molto adatto. La newsletter presenta contenuti a basso rischio, ripetitivi e un’elevata tolleranza agli errori. È più adatto per vedere se il sistema sta eseguendo un riepilogo o una convergenza del processo. La differenza tra il semplice inserimento del testo dell’e-mail al modello e la consegna di una casella di posta eseguibile al modello non è un po’ di funzionalità, ma il limite dell’azione, il limite delle credenziali e le capacità di riproduzione. Il primo è più come leggere un articolo, mentre il secondo è come assumere il controllo del flusso di lavoro.

Ciò che bisogna veramente controllare non è se sia in grado di leggere le e-mail, ma se sia in grado di isolare cose che dovrebbero essere isolate. Le caselle di posta personali sono solitamente mescolate con ordini, codici di verifica, contratti, assunzioni, rimborsi, notifiche di abbonamento e inoltri temporanei. L’agente prende direttamente il controllo di questo tipo di casella di posta e la prima cosa che accade spesso non è un malinteso, ma un’operazione fuori limite: rispondere al thread sbagliato, eliminare l’e-mail sbagliata, portare gli allegati in posti dove non dovrebbero andare o inviare una risposta apparentemente completa alla persona sbagliata. Le e-mail raramente causano incidenti in un unico punto. Nella maggior parte dei casi, le piccole azioni vengono impilate una sull’altra, causando la distorsione di metà del collegamento di comunicazione.

Pertanto, il valore della casella di posta dell’agente non è “se può ricevere e-mail”, ma se ha chiaramente separato identità, autorizzazioni, registri delle azioni e percorsi di rollback. Per impostazione predefinita vengono generati account indipendenti, credenziali a breve termine, confini chiari delle cartelle, record di operazioni verificabili e bozze. Queste cose non sono ovvie, ma determinano se questo tipo di prodotto può davvero essere utilizzato. Senza questi, la casella di posta viene semplicemente sostituita da un client che può parlare meglio; con questi, è stata cerchiata la sezione del flusso di lavoro personale che ha maggiori probabilità di sfuggire al controllo.

Questo tipo di casella di posta è più adatta per gestire e-mail di abbonamento, notifiche di routine, sincronizzazione dello stato e follow-up a basso rischio, ma non è adatta per toccare direttamente risorse umane, affari legali, pagamenti, codici di verifica e tutte le comunicazioni sensibili con forte tempestività. Più chiari sono i confini, più l’Agente assomiglierà a un assistente in grado di gestire le faccende in parallelo, piuttosto che a una macchina di risposta automatica che può mescolare in qualsiasi momento comunicazioni personali con comunicazioni aziendali. La posta elettronica non è una questione banale. Dopo che è stato utilizzato dall’Agente, la prima cosa da compensare è il confine.