Open een aparte mailbox voor Agent. Het eerste dat u moet doen, is isolatie en auditing.

Het eerste dat opvalt als je zoiets als Agently Mail ziet, is dat het e-mails van persoonlijke accounts in afzonderlijke werkruimten scheidt. Systemen als e-mail zien er meestal heel eenvoudig uit: het ontvangen, zoeken, beantwoorden, doorsturen, verwijderen en downloaden van bijlagen zijn allemaal triviale handelingen. Maar zodra deze acties aan de Agent zijn overgedragen, zullen de problemen veranderen van ‘een e-mail begrijpen’ naar ‘hoe je identiteit, geschiedenis en bijwerkingen bij elkaar kunt houden’.

Een hoop nieuwsbrieven erin gooien en uitproberen is eigenlijk een heel geschikt uitgangspunt. De nieuwsbrief heeft een laag risico, repetitieve inhoud en een hoge fouttolerantie. Het is het meest geschikt om te zien of het systeem aan samenvatting of procesconvergentie doet. Het verschil tussen het alleen maar invoeren van de e-mailtekst aan het model en het overhandigen van een uitvoerbare mailbox aan het model is niet een klein beetje functionaliteit, maar de actiegrens, de referentiegrens en de afspeelmogelijkheden. De eerste lijkt meer op het lezen van een artikel, terwijl de tweede lijkt op het overnemen van de workflow.

Waar echt op moet worden gelet, is niet of het e-mails kan lezen, maar of het dingen kan isoleren die geïsoleerd moeten worden. Persoonlijke mailboxen worden doorgaans gemengd met bestellingen, verificatiecodes, contracten, werving, vergoedingen, abonnementsmeldingen en tijdelijke doorzendingen. Agent neemt dit soort mailboxen rechtstreeks over, en het eerste dat gebeurt is vaak geen misverstand, maar een operatie die buiten het bereik valt: reageren op de verkeerde thread, de verkeerde e-mail verwijderen, bijlagen meenemen naar plaatsen waar ze niet mogen komen, of een ogenschijnlijk volledig antwoord naar de verkeerde persoon sturen. E-mails veroorzaken zelden op één punt ongelukken. Vaker wel dan niet worden kleine acties op elkaar gestapeld, waardoor de helft van de communicatieverbinding scheef raakt.

Daarom is de waarde van de mailbox van de agent niet ‘of hij e-mails kan ontvangen’, maar of de identiteit, machtigingen, actielogboeken en terugdraaipaden duidelijk zijn gescheiden. Onafhankelijke accounts, referenties voor de korte termijn, duidelijke mapgrenzen, controleerbare bedrijfsrecords en concepten worden standaard gegenereerd. Deze zaken zijn niet vanzelfsprekend, maar bepalen wel of dit type product daadwerkelijk gebruikt kan worden. Zonder deze wordt de mailbox gewoon vervangen door een klant die beter kan praten; hiermee is het gedeelte van de persoonlijke workflow dat het meest waarschijnlijk uit de hand loopt, omcirkeld.

Dit type mailbox is meer geschikt voor het afhandelen van abonnements-e-mails, routinematige meldingen, statussynchronisatie en follow-up met laag risico, maar is niet geschikt voor het direct raken van HR, juridische zaken, betalingen, verificatiecodes en alle gevoelige communicatie met een sterke tijdigheid. Hoe duidelijker de grenzen, hoe meer de agent zal lijken op een assistent die taken parallel kan afhandelen, in plaats van op een automatisch antwoordapparaat dat op elk moment persoonlijke communicatie met zakelijke communicatie kan combineren. E-mail is geen triviale zaak. Nadat het door Agent is gebruikt, is het eerste dat moet worden goedgemaakt de grens.