Otwórz osobną skrzynkę pocztową dla Agenta. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest izolacja i audyt.

Pierwszą rzeczą, którą zauważysz, gdy zobaczysz coś takiego jak Agently Mail, jest to, że oddziela e-maile z kont osobistych w osobne obszary robocze. Systemy takie jak poczta e-mail zwykle wyglądają bardzo prosto: odbieranie, wyszukiwanie, odpowiadanie, przesyłanie dalej, usuwanie i pobieranie załączników to trywialne czynności. Kiedy jednak te działania zostaną przekazane Agentowi, problem zmieni się z „zrozumienia wiadomości e-mail” na „jak połączyć tożsamość, historię i skutki uboczne”.

Wrzucenie do niego kilku biuletynów i wypróbowanie tego jest w rzeczywistości bardzo odpowiednim punktem wyjścia. Biuletyn charakteryzuje się niskim ryzykiem, powtarzalną treścią i wysoką odpornością na błędy. Najbardziej odpowiednie jest sprawdzenie, czy system przeprowadza podsumowanie, czy zbieżność procesów. Różnica pomiędzy zwykłym przesłaniem modelu wiadomości e-mail a przekazaniem wykonywalnej skrzynki pocztowej modelowi nie polega na niewielkiej funkcjonalności, ale na granicy akcji, granicy poświadczeń i możliwościach odtwarzania. To pierwsze przypomina raczej czytanie artykułu, drugie zaś przypomina przejęcie przepływu pracy.

Tak naprawdę należy obserwować nie to, czy potrafi czytać e-maile, ale czy potrafi izolować rzeczy, które powinny być izolowane. W osobistych skrzynkach pocztowych zazwyczaj znajdują się zamówienia, kody weryfikacyjne, umowy, rekrutacja, zwroty kosztów, powiadomienia o subskrypcjach i tymczasowe spedycje. Agent bezpośrednio przejmuje tego typu skrzynkę pocztową i często pierwszą rzeczą, która ma miejsce, nie jest nieporozumienie, ale przekroczona operacja: odpisanie na niewłaściwy wątek, usunięcie niewłaściwego e-maila, zabranie załączników tam, gdzie nie powinny trafiać, czy wysłanie pozornie pełnej odpowiedzi do niewłaściwej osoby. E-maile rzadko powodują wypadki w jednym miejscu. Najczęściej małe działania nakładają się na siebie, powodując, że połowa łącza komunikacyjnego staje się krzywa.

Dlatego wartością skrzynki pocztowej Agenta nie jest to, czy może odbierać e-maile, ale to, czy wyraźnie oddzieliła tożsamość, uprawnienia, dzienniki działań i ścieżki wycofywania. Domyślnie generowane są niezależne konta, krótkoterminowe poświadczenia, wyraźne granice folderów, zapisy operacji z możliwością audytu i wersje robocze. Te rzeczy nie są oczywiste, ale to one decydują o tym, czy tego typu produkt rzeczywiście da się zastosować. Bez nich skrzynkę pocztową zastępuje klient, który potrafi lepiej mówić; w ten sposób zakreślono sekcję osobistego przepływu pracy, która najprawdopodobniej wymknie się spod kontroli.

Ten typ skrzynki pocztowej jest bardziej odpowiedni do obsługi e-maili subskrypcyjnych, rutynowych powiadomień, synchronizacji statusów i działań następczych o niskim ryzyku, ale nie nadaje się do bezpośredniego kontaktu z zasobami ludzkimi, sprawami prawnymi, płatnościami, kodami weryfikacyjnymi i całą poufną komunikacją z dużą terminowością. Im wyraźniejsze granice, tym bardziej Agent będzie przypominał asystenta, który może wykonywać obowiązki równolegle, a nie automatyczną sekretarkę, która w dowolnym momencie może łączyć komunikację osobistą z komunikacją biznesową. E-mail nie jest sprawą trywialną. Pierwszą rzeczą, którą należy nadrobić po wykorzystaniu przez Agenta, jest granica.