A caixa de correio utilizada pelo Agente deve primeiro ser transformada em uma fila de trabalho.

Depois de transferir muitos boletins informativos para o Agently Mail à noite, minha primeira impressão foi que na verdade era bastante simples: não era “ler e-mails”, mas classificar a caixa de entrada. A análise que retornou parecia tranquila, como se um monte de informações confusas tivessem sido compactadas em algumas pistas que poderiam ser processadas posteriormente. Esta experiência rapidamente levantou uma questão – a verdadeira dificuldade do e-mail nunca é apenas compreender o conteúdo, mas como processar o conteúdo após recebê-lo.

O modelo mental de uma caixa de correio tradicional consiste em receber, responder e arquivar. Este modelo é suficiente para as pessoas, porque as próprias pessoas estão completando o julgamento, a memória e o rastreamento. Depois que o Agente chega, esse conjunto de coisas não é suficiente. O agente não está aqui para “apenas ler”, é mais como um consumidor de fila: primeiro determine se o e-mail é um tipo de assinatura, um tipo de notificação ou um tipo de acompanhamento e, em seguida, decida se deseja continuar analisando, gerar um rascunho, transferi-lo para outras ferramentas ou jogá-lo diretamente no arquivo. Enquanto não houver esse poder de processamento, a chamada “caixa de correio inteligente” será apenas uma caixa de entrada mais resumida.

O que mais me importa são os rastros deixados. O mais irritante de e-mails como boletins informativos não é que você não consiga terminar a informação, mas que você não saiba qual etapa foi processada depois de lê-la. Quando as pessoas lidam com e-mails, elas se lembrarão de “Eu li este”, “Ainda não respondi aquele” e “Tratarei disso mais tarde” em suas mentes. O agente não possui esse tipo de memória natural e deve contar com status e logs para compensar isso. Deve haver resultados claros sobre qual carta foi ignorada, qual carta foi resumida, qual carta foi convertida em rascunho e qual carta foi solicitada para confirmação secundária. Sem um estado de resultado, a “ajuda” do Agente acabará se tornando outra camada mais oculta de pilhas de tarefas pendentes.

É também aqui que esse tipo de ferramenta tem maior probabilidade de se perder. Transformar a caixa de correio em uma interface de chat pode parecer novidade, mas se a camada inferior ainda permanecer em “resumindo um parágrafo”, o valor acabará. O que é realmente útil é transformar o e-mail em um objeto de trabalho transferível: a fonte é clara, a ação é clara, o resultado é claro e pode ser reproduzido se necessário. Somente quando isso for alcançado o Agente poderá começar a abordar as questões centrais da caixa de correio, em vez de apenas polir o texto na periferia.

Os limites também são claros. Transações interpessoais, confirmações de pagamento, idas e vindas de contratos e respostas com promessas não são adequadas para serem tratadas diretamente pelo Agente. É melhor deixar conteúdo responsável, de alto risco e de baixo formato, em mãos humanas. O que é mais adequado para terceirizar para o Agente é a entrada de alto volume, baixo risco e formato estável: boletins informativos, notificações do sistema, lembretes e resumos de rotina. O que eles têm em comum não é “inútil”, mas “precisa ser tratado sempre, mas não vale a pena prender sempre a atenção das pessoas”.

O que é realmente interessante sobre algo como Agently Mail não é tornar a caixa de correio mais parecida com um bate-papo, mas fazer com que a caixa de correio comece a parecer uma cadeia de processamento reproduzível. O que resolve primeiro não é a leitura, mas o desvio, a reciclagem e o deixar rastros. Depois que a caixa de correio muda de ferramenta de comunicação para fila de trabalho, o Agente tem a oportunidade de realmente assumir algumas das tarefas diárias.