Agent için ayrı bir posta kutusu açın. Yapılacak ilk şey izolasyon ve denetimdir.

Agently Mail gibi bir şey gördüğünüzde fark ettiğiniz ilk şey, e-postaları kişisel hesaplardan ayrı çalışma alanlarına ayırmasıdır. E-posta gibi sistemler genellikle çok basit görünür: Eklerin alınması, aranması, yanıtlanması, iletilmesi, silinmesi ve indirilmesi önemsiz eylemlerdir. Ancak bu eylemler Temsilciye devredildiğinde sorun "bir e-postayı anlamak"tan "kimlik, geçmiş ve yan etkilerin bir arada nasıl tutulacağı"na değişecektir.

İçine bir sürü haber bülteni atmak ve denemek aslında çok uygun bir başlangıç ​​noktası. Haber bülteni düşük riskli, tekrarlayan içeriğe ve yüksek hata toleransına sahiptir. Sistemin özetleme mi yoksa süreç yakınsaması mı yaptığını görmek en uygunudur. Sadece e-posta metnini modele beslemek ile yürütülebilir bir posta kutusunu modele teslim etmek arasındaki fark, biraz işlevsellik değil, eylem sınırı, kimlik bilgisi sınırı ve oynatma yetenekleridir. Birincisi daha çok bir makale okumak gibidir, ikincisi ise iş akışını devralmak gibidir.

Aslında izlenmesi gereken şey, e-postaları okuyup okuyamadığı değil, izole edilmesi gereken şeyleri izole edip edemediğidir. Kişisel posta kutuları genellikle siparişler, doğrulama kodları, sözleşmeler, işe alımlar, geri ödemeler, abonelik bildirimleri ve geçici yönlendirmelerle karıştırılır. Temsilci bu tür bir posta kutusunu doğrudan devralır ve meydana gelen ilk şey genellikle bir yanlış anlaşılma değil, sınır dışı bir işlemdir: yanlış ileti dizisine yanıt vermek, yanlış e-postayı silmek, ekleri gitmemeleri gereken yerlere götürmek veya görünüşte eksiksiz bir yanıtı yanlış kişiye göndermek. E-postalar nadiren tek bir noktada kazalara neden olur. Çoğu zaman küçük eylemler üst üste yığılarak iletişim bağlantısının yarısının çarpık olmasına neden olur.

Bu nedenle Agent’ın posta kutusunun değeri “e-posta alıp alamayacağı” değil, kimlik, izinler, eylem günlükleri ve geri alma yollarını açıkça ayırıp ayırmadığıdır. Bağımsız hesaplar, kısa vadeli kimlik bilgileri, net klasör sınırları, denetlenebilir işlem kayıtları ve taslaklar varsayılan olarak oluşturulur. Bunlar açık değildir ancak bu tür bir ürünün gerçekten kullanılıp kullanılamayacağını belirler. Bunlar olmadan, posta kutusunun yerini daha iyi konuşabilen bir müşteri alır; bunlarla birlikte kişisel iş akışının kontrolden çıkma olasılığı en yüksek olan kısmı daire içine alınmıştır.

Bu tür posta kutusu, abonelik e-postalarını, rutin bildirimleri, durum senkronizasyonunu ve düşük riskli takibi yönetmek için daha uygundur, ancak İK, hukuki işler, ödeme, doğrulama kodları ve tüm hassas iletişimlere doğrudan dokunmak için güçlü bir zamanlamaya uygun değildir. Sınırlar ne kadar net olursa, Temsilci, herhangi bir zamanda kişisel iletişimleri iş iletişimleriyle karıştırabilen otomatik bir yanıt makinesi yerine, işleri paralel olarak halledebilen bir asistana o kadar çok benzeyecektir. E-posta önemsiz bir konu değildir. Ajan tarafından kullanıldıktan sonra telafi edilmesi gereken ilk şey sınırdır.