Agent tarafından kullanılan posta kutusunun öncelikle bir iş kuyruğuna dönüştürülmesi gerekir.

Geceleri Agently Mail’e çok sayıda haber bülteni aktardıktan sonra ilk izlenimim, bunun aslında oldukça basit olduğu yönündeydi: “e-postaları okumak” değil, gelen kutusunu sıralamaktı. Geri gelen analiz, sanki bir grup karmaşık girdi daha fazla işlenebilecek birkaç ipucuna sıkıştırılmış gibi düzgün görünüyordu. Bu deneyim hızla bir soruyu gündeme getirdi: E-postanın asıl zorluğu sadece içeriği anlamak değil, içeriği aldıktan sonra nasıl işleyeceğimizdir.

Geleneksel bir posta kutusunun zihinsel modeli almak, yanıtlamak ve dosyalamaktır. Bu model insanlar için yeterlidir çünkü yargılamayı, hafızayı ve izlemeyi insanlar kendileri tamamlamaktadır. Ajan geldikten sonra bu tür şeyler yeterli olmuyor. Temsilci “sadece okumak” için burada değildir, daha çok bir kuyruk tüketicisine benzer: önce e-postanın bir abonelik türü, bir bildirim türü veya bir takip türü olup olmadığını belirleyin ve ardından analize devam edilip edilmeyeceğine, bir taslak oluşturulup oluşturulmayacağına, onu diğer araçlara aktarılıp aktarılmayacağına veya doğrudan arşive atılıp atılmayacağına karar verin. Böyle bir işlem gücü olmadığı sürece, “akıllı posta kutusu” olarak adlandırılan şey yalnızca daha özetlenmiş bir gelen kutusudur.

Benim daha çok önemsediğim şey kalan izler. Haber bülteni gibi e-postaların en can sıkıcı yanı, bilgiyi bitirememeniz değil, okuduktan sonra hangi adımın işlendiğini bilememenizdir. İnsanlar e-postalarla ilgilenirken, “bunu okudum”, “buna henüz cevap vermedim” ve “bununla sonra ilgileneceğim” cümlelerini akıllarında hatırlayacaklar. Aracının bu tür bir doğal belleği yoktur ve bunu telafi etmek için duruma ve günlüklere güvenmek zorundadır. Hangi mektubun atlandığı, hangi mektubun özetlendiği, hangi mektubun taslağa dönüştürüldüğü, hangi mektubun ikincil onay istendiği konusunda net sonuçların olması gerekir. Sonuç durumu olmadan, Aracı’nın "yardım"ı, yapılacaklar yığınının daha gizli bir katmanı haline gelecektir.

Burası aynı zamanda bu tür araçların yoldan çıkma ihtimalinin en yüksek olduğu yerdir. Posta kutusunu sohbet arayüzüne dönüştürmek yeni görünebilir, ancak alt katman hala “paragraf özetleme” durumunda kalırsa değeri sona erecektir. Gerçekten yararlı olan, e-postayı aktarılabilir bir çalışma nesnesine dönüştürmektir: kaynak açıktır, eylem açıktır, sonuç açıktır ve gerekirse oynatılabilir. Ancak bu başarıldığında Temsilci, çevredeki metni cilalamak yerine posta kutusunun temel sorunlarını çözmeye başlayabilir.

Sınırlar da bellidir. Kişilerarası işlemler, ödeme onayları, karşılıklı sözleşmeler ve vaatlerle verilen yanıtlar doğrudan Acente tarafından ele alınmaya uygun değildir. Yüksek riskli, düşük formatlı, sorumlu içeriğin insanların eline bırakılması en iyisidir. Agent’a dış kaynak kullanımı için daha uygun olan şey yüksek hacimli, düşük riskli, sabit formatlı girdidir: haber bültenleri, sistem bildirimleri, hatırlatıcılar ve rutin özetler. Ortak noktaları “değersiz” değil, “her zaman ele alınması gerekiyor ama her zaman insanların dikkatini çekmeye değmez”.

Agently Mail gibi bir şeyle ilgili gerçekten ilginç olan şey, posta kutusunu daha çok bir sohbete benzetmek değil, posta kutusunun tekrar oynatılabilir bir işlem zinciri gibi görünmeye başlamasıdır. İlk çözdüğü şey okumak değil, oyalanmak, geri dönüştürmek ve iz bırakmaktır. Posta kutusu bir iletişim aracından bir iş kuyruğuna dönüştüğünde, Temsilci günlük işlerin bir kısmını gerçekten üstlenme fırsatına sahip olur.