Mở hộp thư riêng cho Đại lý. Điều đầu tiên cần làm là cách ly và kiểm tra.

Điều đầu tiên bạn nhận thấy khi nhìn thấy thứ gì đó giống như Agently Mail là nó tách email khỏi tài khoản cá nhân thành các không gian làm việc riêng biệt. Các hệ thống như email thường trông rất đơn giản: nhận, tìm kiếm, trả lời, chuyển tiếp, xóa và tải xuống tệp đính kèm đều là những hành động tầm thường. Nhưng một khi những hành động này được giao cho Agent, rắc rối sẽ chuyển từ “hiểu một email” sang “làm thế nào để chứa đựng danh tính, lịch sử và các tác dụng phụ cùng nhau”.

Ném một loạt bản tin vào đó và dùng thử thực sự là một điểm khởi đầu rất phù hợp. Bản tin có rủi ro thấp, nội dung lặp đi lặp lại và khả năng chịu lỗi cao. Điều phù hợp nhất là xem liệu hệ thống đang thực hiện tóm tắt hay hội tụ quy trình. Sự khác biệt giữa việc chỉ cung cấp văn bản email cho mô hình và chuyển hộp thư thực thi cho mô hình không phải ở một chút chức năng mà là ranh giới hành động, ranh giới thông tin xác thực và khả năng phát lại. Cái trước giống như đọc một bài báo hơn, trong khi cái sau giống như tiếp quản quy trình làm việc.

Điều thực sự cần theo dõi không phải là nó có đọc được email hay không mà là nó có thể cách ly những thứ cần cách ly hay không. Hộp thư cá nhân thường được trộn lẫn với các đơn đặt hàng, mã xác minh, hợp đồng, tuyển dụng, hoàn trả, thông báo đăng ký và chuyển tiếp tạm thời. Người đại diện trực tiếp tiếp quản loại hộp thư này và điều đầu tiên xảy ra thường không phải là hiểu lầm mà là một hoạt động vượt quá giới hạn: trả lời sai chủ đề, xóa nhầm email, mang tệp đính kèm đến những nơi họ không nên đến hoặc gửi một câu trả lời dường như đầy đủ đến nhầm người. Emails rarely cause accidents at a single point. Thông thường, những hành động nhỏ chồng lên nhau khiến một nửa liên kết giao tiếp trở nên quanh co.

Do đó, giá trị của hộp thư của Tác nhân không phải là “liệu nó có thể nhận email hay không”, mà là liệu nó có phân tách rõ ràng danh tính, quyền, nhật ký hành động và đường dẫn khôi phục hay không. Các tài khoản độc lập, thông tin xác thực ngắn hạn, ranh giới thư mục rõ ràng, hồ sơ hoạt động có thể kiểm tra và bản nháp được tạo theo mặc định. Những điều này không rõ ràng nhưng chúng quyết định liệu loại sản phẩm này có thực sự được sử dụng hay không. Nếu không có những thứ này, hộp thư sẽ chỉ được thay thế bởi một ứng dụng khách có thể giao tiếp tốt hơn; với những điều này, phần quy trình làm việc cá nhân có nhiều khả năng vượt khỏi tầm kiểm soát nhất đã được khoanh tròn.

Loại hộp thư này phù hợp hơn để xử lý email đăng ký, thông báo định kỳ, đồng bộ hóa trạng thái và theo dõi rủi ro thấp, nhưng không phù hợp để chạm trực tiếp vào nhân sự, các vấn đề pháp lý, thanh toán, mã xác minh và tất cả các thông tin liên lạc nhạy cảm với tính kịp thời cao. Ranh giới càng rõ ràng thì Tác nhân sẽ càng giống một trợ lý có thể xử lý các công việc song song hơn là một cỗ máy trả lời tự động có thể kết hợp thông tin liên lạc cá nhân với thông tin liên lạc kinh doanh bất cứ lúc nào. Email is not a trivial matter. Sau khi được Đặc vụ sử dụng, thứ đầu tiên cần bù đắp chính là ranh giới.