يجب أولاً تحويل صندوق البريد الذي يستخدمه الوكيل إلى قائمة انتظار عمل.

بعد أن قمت بنقل الكثير من الرسائل الإخبارية إلى Agently Mail ليلاً، كان انطباعي الأول هو أن الأمر كان في الواقع واضحًا تمامًا: لم يكن الأمر يتعلق “بقراءة رسائل البريد الإلكتروني”، بل بفرز البريد الوارد. بدا التحليل الذي عاد سلسًا، كما لو أن مجموعة من المدخلات الفوضوية قد تم ضغطها في بضعة أدلة يمكن معالجتها بشكل أكبر. وسرعان ما أثارت هذه التجربة تساؤلًا - فالصعوبة الحقيقية للبريد الإلكتروني لا تكمن أبدًا في فهم المحتوى فحسب، بل في كيفية معالجة المحتوى بعد استلامه.

النموذج الذهني لصندوق البريد التقليدي هو الاستلام والرد وتقديم الملف. هذا النموذج كافٍ للناس، لأن الناس أنفسهم يكملون الحكم والذاكرة والتتبع. بعد وصول الوكيل، هذه المجموعة من الأشياء ليست كافية. الوكيل ليس هنا “لقراءته فقط”، فهو أشبه بمستهلك قائمة الانتظار: حدد أولاً ما إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن نوع اشتراك أو نوع إشعار أو نوع متابعة، ثم قرر ما إذا كنت تريد مواصلة التحليل أو إنشاء مسودة أو نقلها إلى أدوات أخرى أو وضعها مباشرة في الأرشيف. وطالما لا توجد قوة معالجة كهذه، فإن ما يسمى بـ “صندوق البريد الذكي” هو مجرد صندوق بريد وارد أكثر تلخيصًا.

ما يهمني أكثر هو الآثار المتبقية. الشيء الأكثر إزعاجًا في رسائل البريد الإلكتروني مثل النشرات الإخبارية ليس هو عدم قدرتك على إنهاء المعلومات، ولكن أنك لا تعرف الخطوة التي تمت معالجتها بعد قراءتها. عندما يتعامل الأشخاص مع رسائل البريد الإلكتروني، سيتذكرون في أذهانهم “لقد قرأت هذه الرسالة”، و"لم أرد عليها بعد"، و"سأتعامل مع هذه الرسالة لاحقًا". لا يمتلك الوكيل هذا النوع من الذاكرة الطبيعية ويجب أن يعتمد على الحالة والسجلات لتعويض ذلك. يجب أن تكون هناك نتائج واضحة فيما يتعلق بالرسالة التي تم تخطيها، والرسالة التي تم تلخيصها، والرسالة التي تم تحويلها إلى مسودة، والرسالة التي تم طلب التأكيد الثانوي عليها. بدون حالة النتيجة، ستتحول “مساعدة” العميل في النهاية إلى طبقة أخرى مخفية من أكوام المهام.

وهذا أيضًا هو المكان الذي من المرجح أن يضل فيه هذا النوع من الأدوات. قد يبدو تحويل صندوق البريد إلى واجهة دردشة أمرًا جديدًا، ولكن إذا ظلت الطبقة السفلية عند “تلخيص فقرة”، فستنتهي القيمة. ما هو مفيد حقًا هو تحويل البريد الإلكتروني إلى كائن عمل قابل للتحويل: المصدر واضح، والإجراء واضح، والنتيجة واضحة، ويمكن تشغيله إذا لزم الأمر. فقط عندما يتم تحقيق ذلك، يمكن للوكيل البدء في معالجة المشكلات الأساسية لصندوق البريد، بدلاً من مجرد تلميع النص على الهامش.

الحدود واضحة أيضًا. المعاملات الشخصية، وتأكيدات الدفع، والعقود ذهابًا وإيابًا، والردود بالوعود ليست مناسبة للتعامل معها مباشرة من قبل الوكيل. من الأفضل ترك المحتوى المسؤول عالي المخاطر ومنخفض التنسيق في أيدي البشر. ما هو أكثر ملاءمة للاستعانة بمصادر خارجية للوكيل هو الإدخال ذو الحجم الكبير ومنخفض المخاطر والمستقر: الرسائل الإخبارية وإشعارات النظام والتذكيرات والملخصات الروتينية. إن القاسم المشترك بينهما ليس “عديم القيمة”، ولكن “يحتاج إلى التعامل معه في كل مرة، لكنه لا يستحق جذب انتباه الناس في كل مرة”.

الشيء المثير للاهتمام حقًا في شيء مثل Agently Mail هو عدم جعل صندوق البريد أشبه بالدردشة، ولكن جعل صندوق البريد يبدو وكأنه سلسلة معالجة قابلة لإعادة التشغيل. ما يحله أولاً ليس القراءة، بل التحويل وإعادة التدوير وترك الآثار. بمجرد أن يتغير صندوق البريد من أداة اتصال إلى قائمة انتظار عمل، تتاح للوكيل الفرصة لتولي بعض المهام اليومية حقًا.